Dans de nombreux groupes retail, les opérations d'import reposent encore sur des emails, fichiers Excel et validations manuelles des factures générant manque de visibilité, délais allongés, erreurs de rapprochement et dépendance forte aux échanges humains.
Pour un leader du retail au Maroc, cette fragmentation était devenue critique : des centaines de Proforma Invoices traitées chaque mois, plusieurs conteneurs à suivre, des échanges impliquant achats, finance, transitaires et transporteurs internationaux.
L'enjeu : non pas digitaliser une étape isolée, mais construire une plateforme capable d'orchestrer toute la chaîne import.
Dans cet article, nous partageons comment une approche de digitalisation end-to-end a permis de transformer le pilotage des opérations import d’un acteur majeur du retail marocain.
Avant, les opérations import étaient réparties entre achats, finance, transitaires et fournisseurs internationaux, sans outil centralisé. Chaque étape générait ses propres flux : réception des PI par email, validations manuelles, relances, rapprochements financiers, contrôle douanier.
Résultat : suivi laborieux, blocages difficiles à identifier, coûts complexes à anticiper et une part significative du temps absorbée par des tâches à faible valeur ajoutée.
La transformation a débuté au point d'entrée du processus. Les PI (Proforma Invoice) sont uploadées directement depuis les soumissions fournisseurs et traitées par une solution d'Intelligent Document Processing (IDP) qui extrait automatiquement les informations clés : fournisseur, montants, références articles, devises, conditions commerciales. Les données alimentent ensuite un circuit de validation structuré avec gestion des rôles et notifications automatiques.
Les équipes disposent désormais d'une vue consolidée sur l'ensemble des PI; statuts, encours, paiements et alertes depuis une source unique partagée entre achats, import et finance. Le temps de validation est passé de plusieurs jours à quelques heures.
Avant le projet, les équipes import géraient manuellement les demandes de cotation, les relances transporteurs et les comparaisons tarifaires, ce qui limitait leur réactivité et leur capacité de pilotage.
La solution automatise désormais l'ensemble du processus. Les demandes de cotation sont diffusées automatiquement aux transporteurs référencés, tandis que les offres sont centralisées dans un espace unique permettant de les comparer selon plusieurs critères (coût, délai de transit, ports, type de conteneur et conditions de transport). Chaque étape est historisée afin d'assurer une traçabilité complète des demandes, des offres et des décisions.
Une fois le transporteur sélectionné, le chargement est initié directement depuis la plateforme à partir des Proforma Invoices validées par les équipes achats. Les informations logistiques sont ensuite complétées pour assurer le suivi des opérations import. Cette approche garantit la continuité des données, limite les doubles saisies, réduit les incohérences et améliore la coordination entre les équipes achats, import et logistique.
L'un des enjeux majeurs du projet concernait le manque de visibilité sur les expéditions internationales. Grâce à la digitalisation des opérations de booking et de chargement, les équipes peuvent désormais suivre l'ensemble des conteneurs directement depuis la plateforme.
Chaque dossier de chargement centralise les PI associées, les informations de transport (booking, transporteurs, ETA/ETD) ainsi que les principaux documents import (Booking Confirmation, Bill of Lading, Packing List, Commercial Invoice, COC, etc.), offrant un dossier numérique unique et facilitant la collaboration entre les différents intervenants.
Une carte interactive permet de visualiser le parcours des marchandises, du port d'origine jusqu'à leur arrivée au Maroc, avec un suivi en temps réel des étapes du transport, des escales et des dates clés. Cette visibilité améliore l'anticipation opérationnelle, la coordination entre les équipes et la capacité à réagir rapidement en cas de retard ou d'anomalie.
La transformation ne s'est pas arrêtée au transport. La gestion documentaire et réglementaire des opérations import constituait également une source de risques, notamment en raison des doubles saisies, des retards de traitement et des coûts difficiles à anticiper.
Une attention particulière a donc été portée à la digitalisation du dossier transitaire et des opérations de dédouanement. La plateforme permet de constituer, centraliser et transmettre électroniquement les dossiers tout en assurant le suivi des formalités jusqu'à la mainlevée des marchandises.
Les équipes disposent désormais d'une visibilité complète sur l'avancement des dossiers, les échéances, les éventuels blocages et les coûts associés. Les frais de magasinage, de surestaries et autres coûts annexes sont calculés automatiquement selon des règles métiers configurables, améliorant ainsi l'anticipation financière et la maîtrise des dépenses logistiques.
Cette digitalisation renforce la traçabilité des opérations, sécurise le traitement des dossiers réglementaires et constitue un levier important de pilotage opérationnel et financier des activités import.
Le dernier volet du projet concernait l'intégration avec les équipes Finance et Comptabilité.
Les factures liées aux opérations import sont désormais récupérées automatiquement depuis les emails ou ajoutées manuellement, rapprochées aux chargements correspondants, puis soumises aux workflows de validation métier.
La supply chain import n'est plus isolée : elle est pleinement connectée aux processus financiers de l'entreprise, avec une circulation de l'information enfin fluide entre les équipes opérationnelles et comptables.
Au-delà de l'optimisation des opérations import, ce projet s'inscrit dans une démarche de transformation digitale visant à améliorer la fluidité des processus, renforcer la collaboration entre les équipes et fiabiliser les données partagées. Il illustre l'évolution des projets supply chain, où l'objectif est de connecter les acteurs, les données et les processus au sein d'une plateforme unique afin d'améliorer la visibilité et le pilotage des opérations. Dans un environnement de plus en plus complexe, cette approche constitue un véritable levier de performance et de compétitivité.
